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trello(トレロ)を活用したタスク管理のすゝめ

新年一発目のブログがこれで良いのか、とも思ってしまいますが、昨年の自分のブログを見返していて、「trello(トレロ)を活用したタスク管理方法」が一番成功したことだったことかもしれない、と思いメモがてらブログに書いてみました。

※2番めに成功したことは、10kgのダイエットです。めっちゃ達成感ありました!笑

去年の記事はコチラです。
2019年の個人的な課題
要は自己管理等、仕事の基礎的なことをしっかりやってきたい!と書いています。
(いい年して何言ってんだろう、とかは一旦置いておいてください)

個人のタスク管理方法に悩んでいる方、実は結構多いと思います。asanaやany.doを使ってみたりするものの、しばらくして結局メモ帳やevernoteなど、汎用性の高いテキストツールに戻ってきてしまう、そんな経験をしている方も多いのではないでしょうか。

2018年までは、私もその1人で、まさにasanaやevernoteなどを転々とする日々を続けていました。

そんな中で、2019年は「自己管理」を改めて頑張る年として「1年間、trelloを使ったタスク管理が続いた」ことは非常に大きかったなと思っています。
勿論、2020年の今も習慣として続いています。

ということで、かつての私のようにタスク管理に悩む方のために、trelloを活用したタスク管理方法を紹介します。
ちなみに、チームではjiraを中心に使っていて、あくまで「メルカリで本を売る」とか、プライベートのタスクも含めた個人のタスク管理方法になります。

trelloをつかったタスク管理の3つのメリット

まずは、trelloを使うとどんなことが良いかを書いていきます。

1.PCでもスマホでもアプリがあり、使いやすい

当たり前なんですが、めちゃくちゃ大事です。移動中にハッと「これやんなきゃ!」と思い出した時にも、ぱっと書ききれないと、それだけでタスクの一元管理ができなくなってしまい、カオスに陥ります。なので、スマホでもPCでも使いやすいことは非常に重要なことだと思います。

2.「リスト・カード・チェックリスト」の構造が使いやすい。ラベルも便利。

実際に使ってみるとわかりますが、trelloの真髄は個々にあると思います。カードの作成や移動が簡単で、リストごとにカードを整理したり、カードの中に更にリストが作れる構造になっているのですが、これが非常にありがたいです。あまり書きすぎると止まらなくなってしまうのでここまでにしますが、私のtrello愛はこの構造とUXによってもたらされていると思います。

3.古いメモ、あまり重要ではないメモが自動的に視界の外に流れていってくれる。

これは、下の「活用方法」で詳細を説明しますが、正確に言えば「流れていってくれるように”運用する”」ことが大事ですね。

多くの情報を一度に把握しておくことは非常に難しいため、情報に優先順位をつけることはとても大事なのですが、一つ一つの情報に対していちいち優先度をつけていると、その作業だけで疲れてしまいます。なので、「重要度の低い情報ほど、自然と視界から遠くに行ってくれる」ように設計することがタスク管理上実は非常に重要になります。

また、タスク管理をしていく上で、「これもやったほうがいいかもしれない」みたいな、ほぼメモみたいな情報をどう管理するか、ということも非常に重要になってきます。単なるリスト形式のタスク管理の問題点は、「忘れてはダメだけど、でも今すぐやるべきことではない」といったような曖昧なメモの扱いが弱いことにあると思います。

タスク管理は、基本的にはやったやってないの管理ができればいいはずなのですが、実際は「やりたいことの記録」みたいな役割を担うことも多く、それらを書いていくうちにカオスになっていくのを如何に防止するか、という観点で「勝手に流れていってくれる」ことが非常に強力に作用します。

他にも細かいことを上げれば結構あるような感じがしますが、このくらいにしてようやく本題の「活用方法」に入ります。

具体的な活用方法

運用の前提
この活用方法は、
・朝に1日のやることを決定する
・タスクの分野が多岐にわたる(プロダクトやマネジメント、顧客対応等、マルチタスクになりがちな人に向いています)
・人に共有しない

ことを前提にしています。前日の夜に翌日のタスクを設定する、とかも一時期試しましたが、夜は疲れているのか、なかなか続きませんでした。毎朝10~20分くらいはタスク整理に使っているのですが、そのほうが1日の集中力が高まる感じもするので、これもとてもオススメです。

3つの基本構成
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こちらは、サムネイルの画像になりますが、基本的にtrelloは以下の3つの構成になります。

・重要メモ(一番左)
・フォーマット(左から2番め)
・日付リスト(左から3番め以降)

以下、各構成の説明になります。

重要メモは、定期的に順位の見直しやアーカイブを行う

一番左の重要メモは、「後で見返そう!」と思ったことや、よく使う情報をストックしています。
油断すると増えてしまうので、視界に収まる範囲に抑えるのが重要です。「この1ヶ月見ていないなー」みたいなカードは、積極的にアーカイブしていきましょう。

あとは、その時時で大事なものから順に上に並んでいると良いです。僕はよく「あーこれ失敗したなー」ということをメモして、一番上に置いています。

毎朝、フォーマットリストから当日の日付が記入されたリストを作成する

フォーマとリストは、文字通りフォーマットです。

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ちょっとわかりにくいですが、trelloには「リストをコピー」みたいな機能があるので、それを使ってリストをコピーし、「その日の日付と曜日」をリストのタイトルにします。
新規リスト作成との違いは、「左から追加される」ことです。新規リスト作成をピュアにやってしまうと、右に追加されるのですが、それだと毎回スクロールしないといけないので面倒になってしまいます。

また、中のカードも一緒にコピーされるので、フォーマットカードも一緒にコピーされてくれます。

フォーマットのカードは、「毎日みたいメモ」「今日のtodo」「できればやりたいこと」の3部構成にする

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恥ずかしいですが、僕は毎日「今一番重要なことは何か?」というのを問い続けることが重要だと考えているので、それが必ず目に入るようになっています。

「今日のtodo」「できればやりたいこと」を分ける意図は、優先順位を明確にすることです。
ついついあれもやろう、これもやろう、寝る時間を削ればいいや、なんてことを思ってタスクを追加してしまうのですが、大体のタスクは想定通りに終わらない上に、余計なことをやってしまうと大事なことに手を付けられなくなってしまうことも多々あります。

それを防ぐために、「できればやりたいこと」と「今日絶対終わらせないとダメなこと」を明確に区別しています。
できればやりたいこと、欄のタスクは、多くの場合結局実行には移らないし、それで良いのだと思います。

リストの中の重要な情報だけ、左(日付が新しい方)に移す

これもtrelloの真髄なのですが、上記のような運用をしていると、日付の古いカードほど右(視界の外)に追いやられていきます。
カードの中には、その日に思ったこと、考えたことのメモなどもあるので、重要なものだけ瞬時に左に移していくようにしています。

そうすると、前は重要だと思ったけど、実は今は重要ではないことは自然と右に行き、本当に重要なことだけを意識することができるようになります。
「忘れたくないけど重要ではないこと」みたいな厄介なカードもよくあるのですが、そういった厄介者を自然に頭から消すことができるのが、この運用のポイントです。

その他の重要ポイント
他にも、細かいですが運用上重要になるポイントを羅列しておきます。

・検索を意識して、極力固有名詞を省略しない。余裕があれば英語と日本語両方書いたりする。
・余裕があればラベル付を行う
・日付以外のリストはこれ以上増やさない
・アーカイブはあまり使わない
・四半期に一度くらい、まっさらなボードに作り直す

とかですかね。

良いかも!と思った方はぜひお試しを。逆に、trelloをこんなことに使ったらうまく言った、みたいな情報も募集しています。trelloのボードを80個近く持っている(有料化前にめちゃくちゃ作った)trello大好きマンなので、trelloのユースケースならどんなことでも大歓迎です。

一応最後に、今年の個人の目標もやっぱり書いておこうと思いました。

・まずはとにかくマネジメント
・次はプロダクトに没頭

というのが今年の個人テーマです。宣言したほうが、意識も強くなる感じがしますね。

本当は一つのほうがいいのですが、去年の自己管理は案外早く形ができあがってしまったので、一応今年は2つ書いてみました。

今年もよろしくお願いいたします!

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